Conception et organisation d’événements

L’agence bénéficie d’une très large expérience dans l’organisation d’événements culturels, en France comme à l’étranger. Nous pouvons vous aider à toutes les étapes de conception, de réalisation et de promotion de vos projets.

AEA 2019 © Bertrand Gaudillère

Programmation

  • Définition de la ligne éditoriale : grands principes et orientations générales de l’événement (architecture globale, thématiques, premiers invités…)
  • Propositions de formats spécifiquement adaptés
  • Constitution d’un budget prévisionnel
  • Veille documentaire sur les sujets de votre événement
  • Proposition d’une liste motivée d’intervenants et d’animateurs potentiels
  • Contact avec les éditeurs et agents des intervenants
  • Rédaction, envoi et suivi des invitations
  • Mise en place de partenariats de programmation
  • Planning et implantation de l’événement

Crédits photo : « Satellite of dance », Kubilai Khan Investigations, un bal organisé lors de « À l’école de l’Anthropocène » 2020 © Adrien Pinon / « La Nuit urbaine » © Jindra Kratochvil / « À l’école de l’Anthropocène » 2020 © Adrien Pinon / Olivia Rosenthal © Salon du Livre de Chaumont / Explore Genève © DR

Communication

  • Co-élaboration d’une stratégie de communication
  • Mise en place de partenariats presse (locale, nationale, internationale)
  • Rédaction des documents de communication (bio-bibliographies invités, argumentaires, descriptifs des événements)
  • Collecte des visuels et portraits des invités
  • Collecte des logos et visuels des partenaires
  • Réalisation des différents documents de communication (dossier de presse, programme, flyers, site Internet…)
  • Relecture des différents supports de communication et validations

Éléments de communication de « À l’école de l’Anthropocène » 2020 : Programme complet : réalisation Bureau 205 / École Urbaine de Lyon ; Revue A°2020 : réalisation Bureau 205 / École Urbaine de Lyon ; Supplément spécial de Libération // Photo by Tim Mossholder on Unsplash

Logistique et production

  • Organisation des voyages des intervenants
  • Organisation de l’hébergement des intervenants, rooming lists
  • Accueil des intervenants
  • Rédaction et envoi des feuilles de route des invités
  • Coordination des différentes équipes (technique, communication, médiations, bénévoles…)
  • Mise en place d’outils de suivi, réunions d’équipe, plannings
  • Coordination prestataires (agences de voyage, hôtels, sécurité, traiteurs…)
  • Tenue du budget réalisé
  • Assistance à maîtrise d’ouvrage

« À l’école de l’Anthropocène » 2019 © Bertrand Gaudillère / © Denise Jans on Unsplash / © Jeshoots on Unsplash


La crise sanitaire que nous traversons nous a poussés à nous réinventer, et à nous saisir des nouveaux outils permettant d’assurer une continuité de notre activité de façon virtuelle. De nombreuses solutions techniques permettent d’adapter vos événements à la situation.